Jeg har møtt mange stasjonseiere i år. På Storefjell i juni satt vi rundt bordene i tre dager, og én ting gikk igjen hos nesten alle jeg snakket med: alle vil ha jevnere inntjening gjennom året. Ikke nødvendigvis flere oppdrag – men mer igjen for de oppdragene man allerede kjører.
Så kommer oktober. Så kommer det første ordentlige snøfallet, og november, og da handler alt om å få folk og biler ut. Ingen rydder i kunderegisteret midt i en glattkjøringsuke. Ingen setter seg ned med tallene når telefonen ringer for femtende gang før frokost.
Det er nettopp derfor jeg skriver dette nå, i august. Du har omtrent ni uker på deg. Det er rikelig – hvis du bruker dem.
Her er seks grep jeg mener er verdt tiden din denne høsten. De handler om kontoret, ikke om verkstedet. Og de har det til felles at de er lettere å gjøre i lavt tempo enn i høyt.
1. Finn ut hva du faktisk tjener på
De fleste stasjonseiere jeg møter vet nøyaktig hva en bergingsbil koster i måneden. Langt færre kan si hvilke oppdragstyper som faktisk bidrar, og hvilke som bare holder folk opptatt.
Ta frem det siste året. Hvor mange oppdrag ble kjørt, for hvem, og hva satt du igjen med per type? Hvis du må lete i flere systemer for å svare, er selve letingen svaret på hvorfor det er verdt å gjøre noe.
Dette er den ene jobben jeg ville prioritert høyest. Ikke fordi tallene er morsomme, men fordi alle de andre beslutningene – prising, bemanning, hvem du ringer – blir gjetting uten dem.
Slik hjelper Assist: Alle oppdrag ligger samlet med kunde, type, tid og beløp. Du kan hente ut oversikter og se historikken uavhengig av hvem du kjørte for. Det er nettopp det som er poenget med å ha alt ett sted.
2. Få alle oppdragene inn ett sted – også de du kjører for kjedene
Dette er det jeg oftest får motstand på: «Jeg kjører for Viking, og da legger jeg alt inn i deres system.»
Det er helt riktig at du må gjøre det. Men da ligger historikken din hos noen andre. Kjører du i tillegg for en annen kjede, og litt direkte, og litt tungberging – så har du ikke ett sted som forteller deg hvordan året ditt egentlig så ut. Du har tre halve bilder.
Stasjonene som har lagt om til å registrere alt hos seg selv, sier alle det samme: det tar litt mer tid i starten, og betaler seg fra første gang noen spør «hva kjørte vi for dere i fjor?».
Slik hjelper Assist: Du kan lime inn oppdragsteksten du får tilsendt, så oppretter Oppdragstolken oppdraget for deg på noen sekunder. Det er den funksjonen som gjør at «alt ett sted» går fra å være en god idé til å bli praktisk mulig midt i en travel dag.
3. Rydd i kunder, produkter og priser før du trenger dem
Dette er kjedelig, og det er derfor det aldri blir gjort. Gamle kunder som har byttet navn. Avtalepriser som ligger i hodet til én person. Produktlinjer som mangler.
I november koster hver slik liten uklarhet deg en telefon, en purring eller en faktura som ikke stemmer. I september koster den deg en ettermiddag.
Slik hjelper Assist: Vi importerer kundene og produktene dine når du kommer i gang – du trenger ikke taste dem inn. Faste kunder kan få egne avtalepriser og rabatter, slik at riktig pris følger oppdraget automatisk i stedet for å avhenge av hvem som lager fakturaen.
4. Sett dokumentasjonen i system nå
Bilder fra skadestedet, tidspunkt for ankomst, tidspunkt for avreise, hva som faktisk ble gjort. Når det er travelt, er det dette som ryker først – og det er også det du trenger når noen bestrider en faktura i februar.
Bli enig med sjåførene om hva som alltid skal registreres, før sesongen. Ikke etter den første diskusjonen med et forsikringsselskap.
Slik hjelper Assist: Sjåføren dokumenterer på stedet fra mobilen, tar flere bilder om gangen, og alt henger på oppdraget. Den forbedringen kom faktisk direkte fra ønsker vi fikk på Storefjell i juni – den lå ute noen dager etter messen.
5. Åpne en bestillingsdør for de faste kundene
De faste kundene – verksteder, forhandlere, utleieselskaper, kommunen – er ryggraden når akuttmarkedet svinger. De ringer deg i dag. Det fungerer, helt til det ringer tre andre samtidig.
Gi dem en lenke i stedet. Da kommer forespørselen inn skriftlig, med adresse og kontaktperson, uten at noen må huske å skrive det ned.
Slik hjelper Assist: Du kan lage bestillingsskjemaer og legge dem på nettsiden din eller sende dem til en fast kunde. Forespørslene kommer rett inn i Assist. Se hvordan Rogaland Redning og Dal Auto har løst det på sine egne nettsider.
6. Bruk en time på opplæring mens du har en time
Erfaringen vår er at det tar rundt én time å få administrator på plass, og en halvtime på et Teams-møte med sjåførene som ønsker det. Det er alt.
Men den timen finnes i september. Den finnes ikke den uken det er fire biler ute og ny snø i vente. Enten det er Assist eller noe helt annet du skal få på plass: gjør opplæringen mens det er rolig nok til at folk husker det etterpå.
Én ting til
Hvis grunnen til at du utsetter er at et fast månedsbeløp føles feil når volumet svinger gjennom året – så er det en innvending vi har hørt så mange ganger at vi gjorde noe med den. I august lanserte vi Assist Start: 25 kroner per oppdrag, ingen månedspris, ingen binding. Ingen oppdrag, ingen regning. Detaljene ligger på assist-it.no/pricing.
Det er ikke poenget med dette innlegget. Poenget er at høsten er den eneste perioden i året der du har både oversikt og overskudd til å ta grep. Til jul er det for sent, og til våren har du glemt hva som irriterte deg.
Ta én av de seks tingene over. Bare én. Gjør den ferdig før oktober.
Så merker du forskjellen når det virkelig gjelder.
Vil du se hvordan dette ser ut i praksis? Ta kontakt for en uforpliktende gjennomgang – vi bruker en halvtime på å vise deg det som er relevant for din stasjon.
Og du – hvis du har lyst til å bli minnet på når vi legger ut nye innlegg, så publiserer vi dem på Facebook. Gå inn og lik siden vår, så dukker de opp hos deg: Følg Assist på Facebook.
Hilsen Leif