Jag har träffat många stationsägare i år. På bärgningsmässan på Storefjell i juni satt vi runt borden i tre dagar, och en sak återkom hos nästan alla jag pratade med: alla vill ha jämnare intäkter över hela året. Inte nödvändigtvis fler uppdrag – utan mer kvar av de uppdrag man redan kör.

Sedan kommer oktober. Sedan kommer det första ordentliga snöfallet, och november, och då handlar allt om att få ut folk och bilar. Ingen rensar i kundregistret mitt i en halkvecka. Ingen sätter sig med siffrorna när telefonen ringt femton gånger före frukost.

Det är precis därför jag skriver det här nu, i augusti. Du har ungefär nio veckor på dig. Det räcker gott – om du använder dem.

Här är sex grepp jag tycker är värda din tid i höst. De handlar om kontoret, inte om verkstaden. Och de har det gemensamt att de är mycket lättare att göra i lågt tempo än i högt.

1. Ta reda på vad du faktiskt tjänar på

De flesta stationsägare jag träffar vet exakt vad en bärgningsbil kostar i månaden. Betydligt färre kan säga vilka uppdragstyper som faktiskt bidrar, och vilka som bara håller folk sysselsatta.

Ta fram det senaste året. Hur många uppdrag kördes, åt vem, och vad blev kvar per typ? Om du måste leta i flera system för att svara är själva letandet svaret på varför det är värt att göra något.

Det här är det enda jobbet jag skulle prioritera högst. Inte för att siffror är roliga, utan för att alla andra beslut – prisättning, bemanning, vem du ringer – blir gissningar utan dem.

Så hjälper Assist: Alla uppdrag ligger samlade med kund, typ, tid och belopp. Du kan ta ut översikter och se historiken oavsett vem du körde åt. Det är precis poängen med att ha allt på ett ställe.

2. Få in alla uppdrag på ett ställe – även de du kör åt kedjorna

Det här möter jag mest motstånd mot: »Jag kör åt en assistanskedja, och då lägger jag in allt i deras system.«

Och det måste du göra. Men då ligger din historik hos någon annan. Kör du dessutom åt en annan kedja, plus lite direkt, plus lite tungbärgning – då har du inget ställe som berättar hur ditt år faktiskt såg ut. Du har tre halva bilder.

Stationerna som har lagt om till att registrera allt hos sig själva säger alla samma sak: det tar lite mer tid i början, och det betalar sig första gången någon frågar »vad körde ni åt oss i fjol?«

Så hjälper Assist: Du klistrar in uppdragstexten du fått, och Uppdragstolken skapar uppdraget åt dig på några sekunder. Det är den funktionen som gör att »allt på ett ställe« går från att vara en bra idé till något du faktiskt hinner mitt i en stressig dag.

3. Rensa i kunder, produkter och priser innan du behöver dem

Det här är tråkigt, och därför blir det aldrig gjort. Gamla kunder som bytt namn. Avtalspriser som sitter i huvudet på en enda person. Produktrader som saknas.

I november kostar varje sådan liten oklarhet dig ett telefonsamtal, en påminnelse eller en faktura som inte stämmer. I september kostar den dig en eftermiddag.

Så hjälper Assist: Vi importerar dina kunder och produkter när du kommer igång – du behöver inte knappa in dem. Fasta kunder kan få egna avtalspriser och rabatter, så att rätt pris följer uppdraget automatiskt i stället för att bero på vem som skapar fakturan.

4. Sätt dokumentationen i system nu

Bilder från platsen, tid för ankomst, tid för avfärd, vad som faktiskt gjordes. När det är stressigt är det det här som ryker först – och det är också precis det du behöver när någon bestrider en faktura i februari.

Kom överens med förarna om vad som alltid ska registreras, innan säsongen. Inte efter första diskussionen med ett försäkringsbolag.

Så hjälper Assist: Föraren dokumenterar på plats från mobilen, tar flera bilder samtidigt, och allt hänger kvar på uppdraget. Den förbättringen kom direkt från önskemål vi fick på Storefjell i juni – den låg ute några dagar efter mässan.

5. Öppna en beställningsdörr för de fasta kunderna

De fasta kunderna – verkstäder, bilhandlare, uthyrningsföretag, kommunen – är ryggraden när akutmarknaden svänger. I dag ringer de dig. Det fungerar, ända tills tre andra ringer samtidigt.

Ge dem en länk i stället. Då kommer förfrågan in skriftligt, med adress och kontaktperson, utan att någon behöver komma ihåg att skriva ner det.

Så hjälper Assist: Du kan bygga beställningsformulär och lägga dem på din webbplats eller skicka dem till en fast kund. Förfrågningarna hamnar direkt i Assist. Se hur Rogaland Redning och Dal Auto har löst det på sina egna webbplatser.

6. Lägg en timme på utbildning medan du har en timme

Vår erfarenhet är att det tar ungefär en timme att få administratören på plats, och en halvtimme på ett videomöte med de förare som vill. Mer än så är det inte.

Men den timmen finns i september. Den finns inte den vecka då fyra bilar är ute och mer snö är på väg. Oavsett om det är Assist eller något helt annat du ska få på plats: gör utbildningen medan det är lugnt nog för att folk ska minnas den efteråt.

En sak till

Om anledningen till att du sköter upp det är att en fast månadsavgift känns fel när volymen svänger över året – så är det en invändning vi hört så många gånger att vi gjorde något åt den. I augusti lanserade vi Assist Start: du betalar per uppdrag, ingen månadsavgift och ingen bindningstid. Inga uppdrag, ingen räkning. Detaljerna finns på assist-it.no/pricing.

Det är inte poängen med det här inlägget. Poängen är att hösten är den enda perioden på året då du har både överblick och utrymme att ta tag i saker. Till jul är det för sent, och till våren har du glömt vad som irriterade dig.

Ta en av de sex sakerna ovan. Bara en. Gör den klar före oktober.

Då märker du skillnaden när det verkligen gäller.

Vill du se hur det här ser ut i praktiken? Hör av dig för en förutsättningslös genomgång – vi lägger en halvtimme på att visa dig det som är relevant för din station.

Och du – om du vill bli påmind när vi publicerar nya inlägg så lägger vi ut dem på Facebook. Gå in och gilla vår sida, så dyker de upp hos dig: Följ Assist på Facebook.

Hälsningar Leif